Diferencias entre Formulas y Funciones en Excel



Excel y sus Fórmulas y funciones
Excel y sus Fórmulas y funciones

¿Funciones Y Fórmulas en Excel? ¿Estamos hablando de lo mismo? En parte si y en parte no, ya que hablar de funciones implica estar hablando también de fórmulas que las incluyen y las conforman, pero básicamente, son cosas diferentes. Veamos de que trata.

Una fórmula en una hoja de Cálculo de Microsoft Excel te puede ayudar a analizar datos. Con la misma puedes realizar operaciones tales como  sumar, restar, multiplicar, dividir, potenciar, utilizando siempre los valores de una hoja. Una formula es una operacion matemática entre valores que están contenidos en las celdas de las hojas de la planilla. Una fórmula combina en una celda valores con operadores, tales como el signo más (+) o el signo menos (-); para producir un nuevo valor a partir de los valores ya existentes.

Las  funciones en cambio, son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples  como suma, promedios, calcular valores máximos y mínimos, valores repetidos en un rango, o bien operaciones más complejas. Las funciones simplifican y acortan las  fórmulas en las hojas de cálculo, especialmente aquellas que efectúan cálculos extensos y complejos.

Lo que tienen en común tanto fórmulas como funciones es que ambas empiezan siempre con el signo “IGUAL” =. Cuando no ingreses el signo delante antes de comenzar, Excel no detectará que estás trabajando con funciones y fórmulas.

Las funciones para hojas de cálculo incorporadas en Microsoft Excel sirven para realizar cálculos estándar. Los valores sobre los cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos. Por ejemplo, para ver la diferencia entre una fórmula y una función, si queremos obtener la suma de varias celdas adyacentes podemos escribir la siguiente fórmula: =A1+A2+A3+A4. Pero también podemos utilizar la función SUMA para construir la fórmula. =SUMA(A1:A4) y obtendremos el mismo resultado. Si queremos utilizar una función es necesario introducirla en la celda que será donde queremos obtener el resultado de la misma.

Todas las funciones tienen la misma sintaxis, todos los argumentos se colocan entre paréntesis y los argumentos individuales dentro de los paréntesis se separan con “coma”, o bien, para indicar un rango grande debes insertar “dos puntos”, por ejemplo, para calcular un promedio del ejemplo anterior, deberías introducir =PROMEDIO(A1:14)

Quizás conozcas las funciones básicas del programa y las más utilizadas: SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO, MINIMO. Pero hay muchísimas más. Cuando escribes una función Microsoft Excel al escribir el signo = igual, el nombre de la función y el paréntesis, automáticamente te ofrece un asistente alternativo  color amarillo debajo de la celda donde te indica la sintaxis de la función,  es decir cómo tienes que ir construyéndola. Si cometes errores mientras escribes la función Excel presentará un mensaje de error indicando el error cometido y te brindará la posible solución.

Los paréntesis en las funciones le indican a Excel donde comienzan y donde terminan los argumentos. No debes olvidar incluir ambos paréntesis sin dejar un espacio en blanco ni antes ni después de ellos. Los argumentos se especifican dentro de los paréntesis de una función y los espacios en blanco serán luego detectados como un error.

Existen infinidad de funciones disponibles en Excel, pero si aún estás comenzando a incursionar y no conoces mucho sobre ellas, te recomendamos utilizar el “Asistente para Funciones”. El mismo se encuentra en la ficha “Fórmulas”, allí debes hacer clic en la opción “Insertar Función”. Te aparecerá un asistente que te orientará sobre lo que quieres hacer y te mostrará la función que debes aplicar y cómo armarla. Entre las más utilizadas, que te recomendamos conocer y luego más adelante te mostraremos en otro tutorial se encuentran: BUSCAR, CONTAR, CONTAR.SI, CONTAR.BLANCO, SI, SUMAR.SI, y muchos más. No te asustes, aquí solo vimos una pequeña introducción, luego veremos en detalle de qué se trata cada una de ellas.


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