Combinar correspondencia con Word




Quizás alguna vez te haya ocurrido que te viste frente a la tarea de redactar una carta que debía ser enviada a un número considerable de destinatarios. Sin ir más lejos, una Secretaria de una Oficina por ejemplo, que tenga que enviar una carta de saludo, a 200 personas, no sería nada fácil tener que tipear uno por uno el encabezado de cada una de esas 200 cartas.

La “combinación de correspondencia” es una potente utilidad de Word, de la cual quizás nunca escuchaste hablar, porque está muy poco popularizada, pero conocerla te  va a ahorrar un enorme trabajo cuando tengas que trabajar con documentos en donde se repitan ciertos datos. Tan solo se debe disponer de una base de datos, con los correspondientes datos de esas personas a las que queremos enviar la información. En ese caso, siempre es útil que tengas los datos de los destinatarios en una planilla de Excel o una tabla en Word, esto te facilitará muchísimo la tarea. Veamosló con un ejemplo concreto.

Supongamos que tienes bajo tu cargo un Gimnasio, en el cual tienes 250 socios, cobras la cuota mensual $120 más el adicional por la actividad que cada socio realice que puede variar. Cada inicio de mes, tu emites una carta a cada socio, informándole sobre las actividades nuevas, la noticias y los eventos importantes que tu ofrecerás en  tu Gimnasio. Además, aprovechas esa carta, para informarle a cada socio, cual es su saldo, es decir, cuánto debe de la CUOTA MENSUAL, más el ADICIONAL que cada uno debe abonar por la actividad que realiza. Supongamos también que en este caso quieres informar en esa carta que la cuota va a aumentar a partir del mes próximo. La carta que le envíes a todos, será exactamente la misma, lo que deberá variar serán los datos que insertarás en la misma. Quizás te viste frente a una situación similar y te tomaste el trabajo de cambiar nombre por nombre, pero Word tiene una fabulosa herramienta muy poco conocida y explotada que permite agilizar mucho este tipo de trabajo.

¿Cómo funciona? Para empezar, siguiendo con el ejemplo del supuesto “gimnasio” que manejamos, debemos tener previamente los datos de los socios en una planilla de Excel o en una Tabla en un Documento de Word.  Tomemos como ejemplo la siguiente planilla, en la cual tenemos por un lado, en una columna, los nombres y apellidos  de los socios de nuestro Gimnasio, luego el Domicilio, la cuota mensual que abona, la actividad adicional que realiza y el monto adicional que paga. Esta planilla debe estar guardada previamente y debemos recordar en que Hoja de la planilla estamos trabajando, ya que normalmente los documentos de Excel se nos abren con 3 hojas.

 

word combinar correspondencia

El siguiente paso es abrir un documento de Word y escribir la carta que será la “modelo”. Por ejemplo: “Estimado Sr/Sr  (aquí llenaremos luego con el nombre y apellido del socio, por lo pronto pondremos unas cruces o dejaremos el espacio en blanco). Nos dirigimos a usted a los fines de informarle que a partir del mes que viene la cuota social aumentará un 40% debido a la constante inflación que atraviesa el país. Por lo cual a partir del próximo mes usted abonará un monto de (Aquí insertaremos lo que ese socio paga mensualmente), más el adicional que se le cobra por la realización de (Aquí insertaremos la actividad adicional que realiza el socio) actividad por la cual abonará (Aquí insertaremos el monto adicional que paga cada socio) . Estos serán los valores fijos y finales que usted deberá abonar. Sin más, saluda atte.”

Como vemos, el modelo de  la carta es el mismo, ya que utilizaremos la misma carta para dirigirnos a los 250 socios que tenemos, lo que debemos cambiar en cada caso son los datos. Una vez que tengamos la carta redactada vamos a dirigirnos a “Correspondencia”  y elegir la opción “Iniciar combinación de correspondencia”, allí elegiremos que vamos a trabajar con “cartas”.

Luego debemos elegir la opción “Seleccionar destinatarios”. Vamos a hacer clic en la opción “Usar lista existente” y allí es donde Word nos va a pedir que busquemos dónde se encuentra el archivo que contiene la base de datos. Una vez que la encontramos e indicamos la Hoja en la que se encuentra la planilla que necesitamos, iremos reemplazando cada campo del modelo de la carta, por el dato real. Para esto, por ejemplo, “Estimado Sr/Sr (Nos dirigimos a la opción “Insertar campo Combinado” de la cinta de opciones, y vamos a elegir el campo que aquí corresponde que es el nombre y apellido del socio)… A partir del próximo mes usted abonará un monto de (Aquí debemos nuevamente elegir la opción “Insertar campo combinado” pero en este caso, debemos elegir la opción de lo que paga el socio mensualmente que es “Cuota mensual”). ” Veremos que la carta se va auto rellenando como si fuese un “modelo”, sin los datos reales. Y así hasta que finalicemos la carta.

Para visualizar los datos como quedarían realmente, debemos elegir la opción “Vista previa de resultados”. De esta forma veremos la carta original, en la cual se han reemplazado los campos  de la carta modelo, con los datos reales que teníamos en la base de datos, y los mismos irán cambiando a medida que nos vayamos deslizando en los registros. Si queremos finalizar la carta y generar en este caso, las 250 cartas que le enviaremos a los socios, haremos clic en “Finalizar y Combinar”. De esta manera Word nos generará un nuevo documento con las 250 cartas, con los datos fielmente reflejados, tal cual como los trajimos de la base de datos. De esta forma te ahorrarás muchísimo tiempo, y es algo que no sólo puede hacer con cartas, sino también con Mails, sobres, etiquetas, y puedes aplicar en todo tipo de situaciones en las que se te ocurra.


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